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智慧办公
2018年07月29日
——打造集团化管控模式让企业变得高效
建设目标
1、提高工作效率，建设集团化的信息管理平台；
2、打造集团管控模式，实现集团对下属院校、企业的业务管控；
3、实现集团本部及下属院校、企业的日常行政审批；
4、实现在任何时间、任何地点、对任何事物的移动化管理。
业务支撑
1、统一部署、集团化应用的管理模式：满足集团本部及下属院校、企业的个性化应用，同时打通各单位间的业务沟通渠道；
2、重点业务集团管控：实现招标采购等重点业务下属院校、企业提出申请，集团本部审批的信息化管理模式；
3、公文电子化流转：实现从集团发起《文件签署同意单》，进行审核、盖章、套红等操作到子公司收文、拟办、督办的整个过程管理；
4、知识共享：打造集团与院校、企业间统一的知识共享平台；
5、移动审批、企业微信：打破时空束缚，实现随时随地移动办公，构造了灵活、方便、移动、快捷的工作方式。
应用功能
1、集团管理模式的组织架构
集团力在打造包括集团本部、15所院校、8家企业在内的信息化管理平台，在此平台上实现上述单位内部的个性化应用，同时又能将单位间的业务打通，实现集团对各单位信息化的统一管理。
基于集团体系化的组织模型构架，设计了包含上述单位在内的部门、人员组织机构树；定义了包含总经理、采购负责岗、信息化负责岗等集团基准岗信息及跨单位兼职的业务应用；基于基准岗的引用，实现了集团、院校、企业岗位的统一管理和审批流程的统一设计。
2、权责清晰的项目管理
项目管理采用集团管控模式，各单位通过《立项审批单》上报项目信息，审批通过后进入项目的招标采购环节，并提交《招标采购审批单》。
根据集团和各单位的授权信息进行流程分支设置，做到权责清晰，实现流程自动流转、审批信息电子化存档，进而提高了工作效率。
3、集团管控的人事管理
集团本部对各单位人事采取强管控模式，各单位通过填写《拟聘人员审批表》、《人员转正考核表》 、《员工内部调动审批表》、《工资申报表》、《劳动合同续签表》等审批表，通过预制好的审批流程，实现集团对各单位人事信息的审批，保证集团能随时掌握下属单位的人员状况。
4、全员应用、单位个性化应用平台
集团本部及下属单位全员应用，全部实现无纸化办公，每天平均在线人数500人左右。
各单位在此平台上搭建业务信息，打造个性化的信息管理内容，包括单位组织信息、业务审批信息、文化建设信息等。
5、多级公文管理应用
集团发起《文件签署同意单》，并经过多级审批，签发后，系统自动进行套红、盖章的操作。
集团审批完毕后下发到各单位，各单位进行收文登记并进行拟办、督办的操作。实现了从发文到收文的一体化应用。
6、统一的知识共享平台
实现立项、招标采购、人事审批信息的自动归档，根据设置好的权限，相关人员可对文档进行查看，下载等操作；
集团本部将规章制度等文档借阅给各单位查看，同时各单位也可将文档共享给集团本部相关人员。
7、移动办公、企业微信
实现系统消息及时推送，可以随时随地查看和处理公文、会议、文件、协同、新闻、公告等事务和信息。
创造价值
1、 实现了集团对下属企业和院校统一的信息化管理，打通了集团与各单位间的信息沟通渠道。
2、 实现了全集团的无纸化办公，提高了办公效率，保证了事项随时申请、审批、不误事。
3、 做到审批内容不丢失，事项有据可查，达到权责清晰的目的。
4、 多种沟通方式，方便了单位间的业务交流，提高了沟通效率。
——打造综合管理平台支撑科研事业发展
建设目标
1、打造研究院综合管理平台，满足科研事业快速发展的要求；
2、实现研究院无纸化办公和移动办公，在整体上提高工作效率；
3、搭建业务平台以满足对供应商、库存、项目及实验室的管理；
4、以OA办公系统为门户，实现系统单点登录；
业务支撑
1、构建研究院科研事业的综合管理平台：包括办公自动化、采购及供应商管理、库存管理、质量管理、科研项目管理和实验室管理；
2、日常办公业务在OA中实现：应用日常行政流程的审批、会议安排与通知、文件的电子化存档及通知公告的发布，提高办公效率；
3、定向开发项目管理与实验室管理系统：整合NC中供应物料管理，加强对于项目的事前计划事中管控事后分析汇总，实现实验室设备与安全进行管理；
4、通过NC系统使物料管理更有全局性更加透明：注重物料质量管理与成本核算，加强供应商管理准入与评估；
5、在OA系统中应用单点登录功能：实现OA事件发起与NC单据的集成，提高系统整体性与易用性。
应用功能
1、以OA系统为门户的综合管理平台
将研究院全体人员纳入OA管理平台中，在此平台上实现了会议室申请、费用报销审批、通知公告等日常行政办公事项；同时结合研究院科研管理特色，在NC系统中搭建了包含采购、供应商、项目、实验室、安全管理等业务在内的应用内容；根据OA系统易用性的特点，将NC系统中业务审批内容推送到OA中，实现了以OA系统为门户，能够及时高效的处理科研管理业务相关信息的目的。
2、办公室、行政类、财务类审批事项形成电子化流转，将制度落地
将研究院日常办公中的审批事项，比如公文审批、办公用品申领、请假申请、费用报销等内容搭建在OA系统中，达到无纸化办公的目的，同时将研究院制度有效落地。
3、供应链业务的一体化、规范化、自动化管理
1）建立供应商档案管理，实现供应商的准入、认证、履约评估、等级管理、异常和事故管理；
2）实现以采购订单为核心，对采购过程中的申请、订单、到货、检验、入库的各个环节及状态进行跟踪管理；
3）实现库存的出入库管理、在库管理、成本的管理；
4）实现包括报检、取样、检验、质检结果反馈、紧急放行、不合格品处理等过程管理，实现企业对原材料采购、在库品进行质量检验，满足质量部门、人员对质量监控的要求。
4、定制开发的科研项目和实验室管理
1）实现项目立项管理，包含立项过程、论证过程、任务书管理；
2）实现项目考核管理，通过考核模块，对项目进行评分，并自动形成项目考核成绩；
3）实现项目过程管理，记录项目执行过程的相关事项：事项记录、变更管理、付款记录；
4）实现项目验收管理，完成项目验收相关事宜；
5）实现实验室设备管理，设备验收管理、设备领用/归还管理、设备定期维护/保养记录管理、核查结果、设备查询管理、设备的预约功能、仪器的损坏预警、使用时长的预警等；
6）实现试剂物料的出入、使用管理，所有由行政管理部出库的实际和物料均进行实验室入库登记，并在使用过程中进行系统记录。
5、打通日常办公审批与项目管理的功能壁垒
OA系统中《合同审批单》、《仪器设备维修保修单》等业务单据中的相关信息来源于项目管理系统和实验室管理系统，将多套系统有机结合在一起，实现数据联动，进一步提高了工作效率。
6、业务审批的移动应用
实现了公文审批、合同审批、费用报销审批等信息在移动端设备的离线推送，达到了即使系统不在线，也能及时接收到消息的目的，保证了研究院业务快速高效的处理。
创造价值
1、实现了研究院内部以项目管理、实验室管理为核心，贯穿了OA协同办公系统与NC系统的一体化平台需求，大大提升了研究院整体信息化水平，为科研事业的发展打下了良好的基础；
2、所有业务均在系统中流转，实现了无纸化办公的目的，节约了办公成本；
3、解决时空束缚，使办公更加快捷方便，大大提升了管理效率。
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